Om te voldoen aan de regelgeving opgelegd door arbeidsinspecteurs, zijn bedrijven verplicht om de gewerkte uren van hun werknemers te registreren. Dit geldt voor alle functies, inclusief managementposities. Daarnaast moeten bedrijfsleiders deze gegevens gedurende vijf jaar bewaren.
Er bestaan verschillende soorten tijdregistratiesystemen voor het beheer van werktijden.
Hier volgen enkele tips om het systeem te kiezen dat het beste bij uw bedrijf past.
Het tijdregistratiesysteem volgens de behoeften van het bedrijf
Voor kleine bedrijven met vaste werktijden volstaat vaak een eenvoudige papieren tijdregistratie.
Dit kan bijvoorbeeld een mechanische tijdklok zijn. Voor grotere teams zijn de werktijden echter vaak complexer. Werknemers werken in dag- of nachtdiensten, maken overuren of bevinden zich in wachttijdprocedures. Het gebruik van een tijdregistratiesysteem wordt daarom essentieel. Een digitaal tijdregistratiesysteem met bijbehorende software vereenvoudigt de administratieve taken. Dit digitale klokregistratiesysteem helpt ook bij het beheren van human resources en zelfs de juridische diensten.
Kortom, voor een klein aantal werknemers is een mechanische tijdklok voldoende. Maar als uw bedrijf honderd medewerkers heeft, zijn een digitaal of mobiel tijdregistratiesysteem beter geschikt. Het digitale tijdkloksysteem wordt vooral aanbevolen wanneer uw werknemers tegelijk beginnen met werken. U kunt ook kiezen voor een ID-kaartlezer, die het verkeer overzichtelijker en soepeler maakt. Als uw werknemers zich regelmatig verplaatsen, is een mobiel tijdregistratiesysteem meer aangewezen.
Een tijdregistratiesysteem kiezen op basis van de activiteiten
Het registreren van werktijden in een kantoor, een industrie of een fabriek verloopt verschillend. Daarom moet het tijdregistratiesysteem aangepast worden aan elke behoefte. Als deze taak te complex lijkt, kunt u eerst een audit van uw bedrijf laten uitvoeren. Daarna zullen dienstverleners u het tijdregistratiesysteem voorstellen dat het beste bij u past: mechanisch, digitaal, mobiel, enzovoort.
Het tijdregistratiesysteem
Sommige bedrijven werken met zeer complexe roosters die dagelijks duizenden uren moeten vastleggen, verwerken en berekenen. Om het bedrijf goed te organiseren, is het cruciaal om het juiste digitale tijdregistratiesysteem te kiezen. Er moet een correcte berekening worden gemaakt van overuren. Daarnaast is het nodig om extra werkuren, compensatietijd en wachtdiensten mee te rekenen. Opnieuw kan een audit door een gespecialiseerd dienstverlenend bedrijf de aanbevolen oplossing zijn, om zo het ideale mobiele of digitale tijdregistratiesysteem aan te bevelen.
Het tijdregistratiesysteem volgens de regels
Artikel L3171-2 van de Arbeidswet schrijft voor dat werkgevers de registratie van de uren van hun werknemers moeten beheren. Deze wet legt echter niet de specifieke controlemethoden voor elke onderneming op. Dit kan analoog of automatisch gebeuren. Als de werkgever bijvoorbeeld kiest voor een mobiel of mechanisch tijdregistratiesysteem, is hij verplicht dit aan te geven bij de CNIL. De Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) registreert namelijk de gegevens die door het mechanische of digitale tijdregistratiesysteem worden verzameld.
Het is niet verplicht, maar het wordt aanbevolen om het personeel vooraf te informeren voordat een digitaal tijdregistratiesysteem wordt geïnstalleerd. Leg uw werknemers uit waarom u bijvoorbeeld voor een digitaal tijdkloksysteem kiest: eenvoud van beheer, preventie van overuren, transparantie naar de arbeidsinspectie toe. Deze aanpak helpt om negatieve reacties en het gevoel van ‘controle’ bij de werknemers te vermijden.
Selectiecriteria voor een tijdregistratiesysteem
De keuze van het tijdregistratiesysteem verschilt van bedrijf tot bedrijf. Er zijn verschillende soorten tijdregistratiesystemen beschikbaar.
De mechanische tijdklok of met kartonnen kaart
De mechanische tijdklok is het meest voorkomende prototype. Het betreft een kastmodel met een ingebouwde klok waarbij een persoonlijke kaart wordt gebruikt om in te klokken. De registratie van de werktijd op de kartonnen kaart zorgt voor de traceerbaarheid in de mechanische tijdklok. Tegenwoordig lijkt deze methode wat achterhaald, maar ze is nog steeds nuttig.
Daarnaast vervult een mechanische tijdklok nog steeds al zijn functies. Het maakt geen spontane verwerking mogelijk. Een mechanische tijdklok verplicht de werkgever tot een constante controle van de gewerkte uren van zijn werknemers. Dit apparaat werkt op netstroom. Sommige modellen zijn echter uitgerust met een batterij. Een mechanische tijdklok is erg nuttig bij een stroomstoring.
De digitale tijdklok
De digitale tijdklok werkt zoals de mechanische modellen, maar dan volledig digitaal. In het digitale tijdregistratiesysteem wordt het kartonnen kaartje vervangen door een kaart met magnetische strip.
Zoals de naam al aangeeft, kan de digitale tijdklok ook de gegevens uitlezen, registreren, opslaan en verwerken. Het zijn de controle- en verwerkingsmogelijkheden die het digitale tijdregistratiesysteem met software voor tijdregistratie de voorkeur geven.
Sommige modellen zijn uitgerust met een geïntegreerde USB-stick in het apparaat. Andere digitale tijdklokken beschikken over een WiFi-oscillator om de informatie rechtstreeks naar het controlepost te verzenden. Als het geen digitale tijdklok met tijdregistratiesoftware betreft, ligt het verwerkingsproces onder verantwoordelijkheid van de werkgever.
De mobiele tijdklok
De mobiele tijdklok is bedoeld voor mobiele werknemers. Tot deze groep behoren veldwerkers, uitbestede taken en onderaannemers. Dit systeem registreert de gewerkte tijd via een vast telefoonnetwerk.
Via een mobiele tijdklok voert de werknemer een code in waarmee hij zijn gewerkte uren registreert.
De mobiele tijdklok biedt ook de mogelijkheid om in te klokken via een mobiele telefoon. De werknemer houdt zijn mobiel dicht bij een chip, een streepjescode of een RFID-terminal. Tot slot kan een mobiele tijdklok ook de geografische locatie identificeren.
